コラム
【特集】ドコモ・システムズのクラウド型Web会議ツール「sMeeting」は初めてのリモートワークを応援します！
今年に入り、急速に注目を集めている「テレワーク」。在宅ワークのほか、コワーキングスペースやシェアオフィス、カフェなどを作業拠点とするリモートワークなど、働き方改革の推進に伴い、テレワークを導入する企業が増えています。いざという時に会社に出勤せず在宅で仕事ができることは、企業規模に問わず必要になってきています。
今回はテレワーク・在宅ワークの際に活用したいドコモ・システムズ株式会社が提供するクラウド型Web会議サービス「sMeeting（エスミーティング）」についてご紹介します。「sMeeting」の使いどころや、「まずは試しに利用してみたい」という方へ向けた「 最大3か月間無償提供サービス 」について、ドコモ・システムズ クラウド事業部の中村幸弘さんと山村一郎さんにお話を伺います。
最大3か月間無償提供キャンペーンの詳細はこちらからもご覧いただけます
もくじ
- sMeetingとは？
- sMeetingの魅力を徹底解説
- Web会議に限らない幅広い活用シーン
- 導入事例の紹介
- sMeeting無償提供について
- 仮想デスクトップサービス「s-WorkSquare」同時申し込みについて
- sMeetingが提案する「ニッポンの元気な新しい働き方」
sMeetingとは？
ポイント1.
「sMeeting」は、PCやスマートデバイスから時間や場所を選ばずに利用できるクラウド型Web会議サービスです
ポイント2.
2020年3月1日～5月31日まで最大3か月間の無料トライアルを実施中
業務を進める上で欠かせないのが、社内外の人との連絡・コミュニケーションです。ドコモ・システムズが提供する「sMeeting」は、NTTグループはもちろん、民間企業、行政、医療機関などさまざまな分野で活用されているクラウド型Web会議サービスです。
PCやスマートフォン、タブレット端末などから場所を選ばずにログインでき、外出先のカフェやお客さま先、自宅などさまざまなシーンで会議に参加することができます。
「sMeeting」は、働き方改革のサポートはもちろん、災害時などのBCP対策や新型コロナウイルス対策を支援すべく2020年3月1日～5月31日まで最大3か月間の無償提供を行っています。
*「sMeeting」は、NTTグループの事業基盤となっているオールインワンタイプのクラウド型企業情報システム「dDREAMS（ディドリームス）」の一機能として同グループ23万人のテレワークを支えています。「dDREAMS」についてはコチラから
sMeetingの魅力を徹底解説
日本の大手企業が作った純国産サービス
ポイント3.
ドコモ・システムズが日本人向けに開発したサービスなので、操作画面などの仕様が日本語
ポイント4.
豊富な利用実績と、保守・サポートなどのサービス基盤も国内で安心
―― 中村さん、山村さん、本日はよろしくお願いいたします。
テレワークが世の中に浸透してきている中で、Web会議やテレビ会議ツールも広がりを見せています。そのような中でsMeetingの魅力は何でしょうか？
中村さん：sMeetingは私たちドコモ・システムズが日本人向けに開発した純国産のサービスなので、操作画面を含め仕様は全て日本語です。Web会議サービスは海外発のものが多く、選択肢は広がっている一方、初めてテレワークに取り組む企業様にとっては「イマイチ操作方法が分かりにくい」「サポートページが英語や横文字ばかりで、いざというときに困る」という悩み・不安もあるかもしれません。そのような企業様には「日本の企業が開発したサービス」という安心感を持ってお使いいただけると考えています。
―― 確かに海外発のサービスでは、不具合や疑問点を解決する際のサポート体制が不安なこともあります。「安心感」というキーワードが出ましたが、そのほかに利用面での特徴はありますか？
中村さん：はい、豊富な利用実績という点も挙げられます。sMeetingは2015年のサービス開始以来、民間企業はもちろん行政や医療機関など幅広い現場でご利用いただいています。また、ドコモ・システムズはもちろんNTTグループ約23万人が実際に業務内で利用しており、当グループのテレワークを支える基盤的な役割りも果たしてきました。
―― 国内で多くの利用事例があるということは、これから初めてのテレワークに取り組もうとしている企業にとっても大きな安心材料ですね。
中村さん：そうですね。もちろん、システム運用もドコモグループのドコモ・システムズの社員が行っているので、お困りごとの際もしっかり支援できる体制を整えています。
テレワークや在宅ワークの制度を初めて取り入れる場合、わからないことはすぐに解決できるというスピード感や安心感は非常に重要です。皆さまのご利用シーンを支えるサービス基盤が国内に整備されているという点も、安心してsMeetingを導入いただけるポイントだと考えています。
充実・高性能な機能
ポイント5.
ホワイトボードや資料共有、会議の進行管理など充実の機能でオンライン会議もスムーズに。そのほかにも便利な機能がそろっています。
sMeetingの主な機能の一覧
―― sMeetingには具体的にはどのような機能があるのでしょうか？最近はテレビ電話やビデオ通話を利用する人も増えてきましたが、どのような違いがありますか？
山村さん：sMeetingは少人数の打ち合わせから数百人規模の会議まで、幅広いシーンで活用していただける機能を備えています。
例えばホワイトボード機能は、会議参加者が自由に文字や図形を書き込めたり、付箋を貼ったりすることができるので、遠隔にいながらもアイディアの共有やブレインストーミングが可能です。
また、発表者がPowerPointやExcel、PDFなどさまざまな形式の資料をアップロードし、参加者に共有できる資料共有機能は、大人数の会議でも資料印刷の手間やコスト削減につながり、会議のペーパーレス化としても好評いただいています。
資料共有機能は共有した資料を画像として各参加者に配信する仕組みで、会議後に参加者の端末にデータを残さないシステム。ファイルをダウンロード・転送されるリスクが低く安全にご利用いただけます。
―― 単なる通話に限らず、実際の会議の場を想定したさまざまな機能を搭載しているのですね
山村さん：はい。実際にドコモグループの経営会議でも利用されていて、sMeetingを利用して数百人規模の会議を開催することもあります。大人数でのWeb会議では、同時に複数の人が発言してしまうなど収拾がつかないのでは？と心配される方も多いかと思いますが、例えば主催者がある人に発言権を与える機能など、主催者が統制を取りながら会議を進行させやすい作りになっています。
中村さん：これは会議あるあるだと思うのですが「発表者が説明しているスライドの少し前をもう一度読み直したい」なんていうときも、全員に提示している「共有モード」と各自の端末内で操作できる「独立モード」の切り替えができるので、自分のペースでページをめくることもできます。
高品質な音声、安心なセキュリティ
ポイント6.
人間の可聴域全域をカバーし圧縮率も高く遅延も少ない音声コーデックを採用で、聞き取りやすい音声。 端末認証機能、通信暗号化、画面キャプチャ抑止機能で、セキュリティも万全。
―― 最近カフェなどでもWeb会議をしている人を見かけますが「〇〇さんの声が聞こえにくいです」と音声の調整に時間が掛かっている様子を見かけます。
山村さん：オフラインの会議からオンラインの会議へ移行するにあたり「音声が途切れずはっきり聞こえる」という点はWeb会議を現場に定着させる上で重要です。sMeetingは人間の可聴域全域をカバーし圧縮率も高く遅延も少ない音声コーデックを採用しているので、臨場感ある通話が可能です。実際に他のWeb会議サービスからsMeetingに切り替えていただいたお客様からも「音声ストレスが無くなった」とうれしいお声もいただきました。
―― セキュリティはどのように保護されていますか？
山村さん：「特定のURLにアクセスするとWeb会議のページにつながる」といったサービスも増えてきていますが、sMeetingには端末認証機能が備わっているので、登録していない端末からは会議にアクセスできない仕様になっています。
また、音声や画面の通信暗号化はもちろん、画面キャプチャの抑止機能や、先にご紹介した共有資料を端末に残さないシステムなど、大切な情報が漏えいするリスクを最小限に抑えています。
―― ドコモグループの経営会議で重要な議題を扱う場面でもsMeetingが活用されているというのは安心ですね。
中村さん：軽い打ち合わせから大規模な会議まで、幅広いシーンで使っていただけるのがsMeetingの一つの特徴です。
機能面で申し上げた資料共有においても、発表者がアップロードした資料は画像として参加者に共有され、会議終了後には各端末内にデータが残らない仕様になっています。細かいところですが、情報漏えいのリスクを限りなく低くするよう作られたシステムは、国産のサービスならではだと思います。
Web会議に限らない幅広い活用シーン
ポイント7.
お客さま先でのプレゼンテーション時などの遠隔サポートやオンラインでの営業活動など、社員の移動にかかる時間やコスト削減をサポート。ほかにもさまざまなシーンでご利用できます。
sMeeting利用シーンのご紹介
―― 実際の活用シーンを想定し、さまざまな機能を搭載したサービスだということが分かりました。小規模から大規模の会議に対応でき、これだけ充実な機能があれば、会議以外の使い方もできそうですね。
中村さん：はい。今後テレワークをはじめとした新しい働き方が一層広がっていく中で、sMeetingも色々な場面で活用いただけるのでは？と私たちも期待を込めているところです。
―― 具体的にはどのようなシーンで活用できるでしょう？
中村さん：例えば、これまで複数人で行っていた業務を遠隔サポートという形で切り分けることで業務の効率化につながります。
遠方のクライアント先でプレゼンテーションを行うといった際、メインで話すのは一人なのにPC操作や一部の説明などで結局3～4人で出張に出掛けるなんてこともありますよね。sMeetingのリモートコントロール機能や資料共有機能を組み合わせれば、遠方からのプレゼンサポートが可能です。
―― 通常業務の効率化という点でも活用できるということですね！
中村さん：その通りです。今後はオンラインベースの営業活動もより一層浸透していくと思われるので、そのような場面でもお使いいただけます。
例えば、地方の営業担当が営業現場で「さらに詳しいことは東京にいる専門の担当から説明します」とsMeetingで遠隔の担当者が商談に参加することも可能です。確認事項や不明点があった際も「持ち帰って後日回答します」というようなやりとりがなくなり、商談がスピーディーになります。
―― 社員の移動の負担を減らすことで、企業としても時間やコストの削減につながりますね。結婚や出産、育児、介護などのタイミングで引っ越したり働く時間に制限ができた人も柔軟に業務に参加できる仕組みは、今後一層求められてくると思います。
そのほかに、働き方改革をサポートするsMeetingとして「こんな使い方をしてもらいたい」といったことはありますか？
中村さん：そうですね。新型コロナウイルス感染拡大に伴って、今回良くも悪くもテレワークや在宅ワークを推進した企業が一気に増えたと思います。そうはいっても、突然のことで業務が滞ったり、通常のパフォーマンスが出せないといった課題を感じた企業も多いのではないでしょうか。
とはいえ、テレワーク導入・推進の必要性に直面した中で「まずは部分的に取り入れていこう」というとき、まずはテレワーク社員と出勤している社員の円滑なコミュニケーションがとれる環境作りが重要だと考えています。例えば、オフィスの会議室などにsMeetingをセッティングした「テレワーク社員とのコミュニケーションルーム」を用意すれば、ちょっとした会話や質問などを気軽にできる環境が整います。
―― なるほど。テレワークに移行するファーストステップとして、オフィスにもテレワークを推進する環境を整えるという発想ですね。
中村さん：これまで当たり前に「オフィスに出勤して、取引先に訪問して、一定時間の勤務時間をこなす」というルーティーンワークで働いてきた人々にとっては、いきなり「テレワークを始めます。自宅で仕事をしてください」と言われても正直戸惑う人も多いと思うんです。そういった「初めてのテレワーク」をする人々、企業のご支援をsMeetingを通してできればと考えています。
導入事例の紹介
―― sMeetingを実際に導入されているケースをご紹介いただけますか？
中村さん：民間企業や行政、医療機関などさまざまな現場でご活用いただいています。導入いただいている現場の規模感としては、数十人～数百人と幅広いです。チャット機能やビデオ通話機能など「一つの機能に特化したものが良い」ということでなければ、sMeetingの機能を組み合わせて、さまざまな場面でお使いいただけると思います。
山村さん：民間企業様ですと、本社と各地の営業所の定例ミーティングでご活用いただく場面が多いようです。
ちの技研様からは映像や音声の質が向上し「スムーズな会議進行が可能になった」、「資料共有がしやすくなった」など、うれしいお声をいただいています。
また、soam.ICT株式会社様では業務報告を目的とした帰社を削減し、社員の移動時間やコスト削減にもお役立ていただいています。
―― 行政機関ではどのように活用されているのでしょうか
山村さん：はい、行政機関でも各機関との会議にsMeetingを取り入れていただいています。特に地方都市ですと首都圏に比べ交通の便が悪く、職員の移動にかかる時間・コストがかさんでしまうという課題があったそうです。 島根県健康福祉部様からはシステム導入や増設のしやすさ、コストの面などでお喜びの声をいただいています。
sMeeting無償提供について
無償提供の内容をもっと詳しく
―― 新しいシステムを導入しようとした時に、無料でお試しができる期間があるというのはありがたいと思います。今回の「sMeeting最大3か月間の無償提供」について詳しく教えていただけますか？
中村さん：はい、2020年3月1日～5月31日の期間中にsMeetingにお申し込みをいただいた方・企業様を対象に最大3か月間、sMeetingの全ての機能を無料でご提供しています。
これまでも「無料トライアル」を実施していましたが、今回はさらにご提供の期間・内容を充実させました。
―― どのような内容を追加しているのですか？
山村さん：通常の「無料トライアル」ですと、同時接続できるのが5IDまでとさせていただいているのですが、今回の無償提供期間にお申し込みいただいた場合は同時接続が25IDまで拡大してお使いいただけます。
「同時接続できる数」というのは、同一時間帯にWeb会議に接続可能な数のことで、その範囲内であればユーザや会議室の数を限定せずにご利用可能です。例えば「同じ時間帯や被った時間帯に10人の会議×1つ、5人の打ち合わせ×2つ、2人が遠隔サポートする商談×1つ…」というような使い方も大丈夫です。
―― テレワークが増えているこの時期にうれしいサービスですね。そのほか、今回の無償提供に付随するサービスはありますか？
山村さん：はい、期間中に仮想デスクトップサービス「s-WorkSquare」にお申し込みいただいた方先着20社様限定で 、sMeetingをよりお得にお使いいただけるサービスをご案内しています。こちらについては、この後詳しくご紹介します。
―― 今回、このような無償提供サービスを行った背景にはどのような思いがあるのでしょう。
中村さん：働き方改革を推進する流れが活発になってきている中で、自然災害や新型コロナウイルス対策として「大企業が数千人規模の在宅ワークを始めました」というニュースも多く報道されています。歴史ある基盤の上で仕事を進めてきた中堅・中小企業などは特に「テレワークを導入するにあたり、何から手をつけたらいいかわからない」と、いわば迷子状態になっている企業も多いのではないでしょうか。今回のsMeetingの無償提供は「そういった企業様の『はじめてのテレワーク・在宅ワーク』のサポートをしたい」というドコモ・システムズの思いが込められています。
―― 慣れないシステムを社内に取り入れて定着させるというのは時間が掛かると思います。まずは無料で3か月という長期間で試せるのはうれしいですね。
中村さん：ありがとうございます。sMeetingはNTTグループ社員約23万人を含め、さまざまな企業や行政・医療機関などでの利用実績があるので、そのような点も「初めてのWeb会議システム導入」を後押しする安心材料として捉えていただけるのではないでしょうか。
また、純国産のサービスならではのわかりやすい操作性と直観的で馴染みある画面もsMeetingの特徴です。
あらゆる点で「テレワーク初心者」や「はじめてのテレワーク」をサポートができればと考えています。
山村さん：導入方法もシンプルで、ホームページの申し込みフォームからお申込みをいただき、最短で申込み日当日から利用可能です。
導入にあたりご不明点などございましたら、お問い合わせフォームからご連絡いただければ対応させていただきますので、ご安心してお試しいただければと思います。
最大3か月間無償提供 キャンペーン概要
| 対象期間 | 2020年3月1日（日）～5月31日（日） |
| 対象支援 | 無料トライアル（通常2週間・同時接続数5ID）を対象期間中無償提供、同時接続数を25IDまで拡大 |
| 適用条件 | 対象期間中に無料トライアルを新規お申込みいただいた企業の方で5月末までの無償利用をご希望の方 |
仮想デスクトップサービス「s-WorkSquare」同時申し込みについて
「s-WorkSquare」とは？
―― sMeetingの無償提供に付随するサービスとしてご紹介いただいた「s-WorkSquare」とはどのようなサービスですか？
中村さん：s-WorkSquareは、PCやタブレット、スマートフォンなどにオフィスPCと同じデスクワーク環境を作ることができる「仮想デスクトップサービス」です。自宅はもちろん、あらゆる場面でオフィスと同様な環境での作業が可能になり、一層のテレワーク推進をサポートします。
山村さん：ドコモグループでは、働き方改革の推進企業として早くからテレワークの環境・制度作りに取り組んでおり、s-WorkSquareもsMeetingと同様、NTTグループ社員のテレワークの基盤となっているシステムです。
―― 具体的には、例えば自宅のPCが会社のPCと同じように使えるようになるということですね？
中村さん：そうです。セキュリティなどの面で社内PCの持ち出しができず、どうしても働く場所がオフィスに限定してしまうといったことも多いかと思います。s-WorkSquareは、サーバー上に仮想PCを作成し、そこへ手元のPCなどからアクセスする仕組みなので、どんなデバイスからも安全に利用でき、在宅ワークはもちろん、出先や出張先など社外でもオフィスワークと同じ環境で作業可能です。
―― サーバー上の仮想PCにアクセスするということは、接続端末上にはデータが残らないということですか？
中村さん：その通りです。社員がノートPCやタブレットを社外に持ち出す場合、置き忘れや盗難にあうなどの情報漏えいのリスクが課題です。接続元の端末にデータが残らないs-WorkSquareならそういった心配もありません。
また、極端な話ですがスマートフォンにオフィス環境が整えば、PCが無くても仕事が可能になります。スマートフォンでs-WorkSquareにアクセスし、その画面を外付けモニターに映し出す、加えてキーボードがあれば快適な作業環境が整います。今後よりテレワークが一般的になっていく中で、一層身軽に仕事ができるという点も求められてくるのではないでしょうか。
―― s-WorkSquareを使って自宅PCやスマートフォンの中にワーク環境が整い、sMeetingを利用して社外からの会議参加、オンライン営業などが実現すれば一層時間や場所に捉われない働き方が可能になりますね。
s-WorkSquare同時申込特典 概要
―― 今回の「s-WorkSquare同時申込特典」はどのようなものですか？
山村さん：はい、sMeetingの無償提供期間中（2020年3月1日～5月31日）にs-WorkSquareにご契約いただいた方、先着20社様限定でsMeetingの初期費用と、2020年6月1日以降1年分のsMeeting月額利用料を無料にさせていただく内容となっています。
Web会議システムと一緒に働き方改革を推進されていく企業様にはぜひご検討いただきたい特典です。
| 対象期間 | 2020年3月１日(日)～5月31日(日) |
| 無料対象 | ①sMeeting初期費用 30,000円 |
| ②sMeeting月額利用料（通常6万円/月 ※Standardプラン：25ライセンスパック）×12カ月 | |
| 適用条件 | 対象期間中にs-WorkSquareを新規にご契約いただいた方、先着20社限定 |
sMeetingが提案する「ニッポンの元気な新しい働き方」
―― sMeetingは、Web会議はもちろん、さまざまなシーンで活用できるWeb会議サービスであることがわかりました。
中村さん：ありがとうございます。Web会議サービスも広がりを見せる中でsMeetingの強みは、その機能性と豊富な利用実績という点が挙げられると思います。
「働き方改革」というワードが多く見聞きされる時代ですが、オフィス環境や働き方の基盤を整えてきた企業だからこそ、テレワークや在宅ワークの導入・普及に戸惑いを感じていらっしゃるケースも多いのではないでしょうか。
sMeetingは、そういった「初めてのテレワーク・在宅ワーク」「テレワーク初心者」の企業さまでも安心してご利用いただけるサービス・サポートを整えています。今回の無償提供を通して多くの企業・自治体・団体様にご利用いただき、Web会議に限らない新しい活用方法を発見・ご提案いただければと考えています。
ドコモ・システムズは、sMeetingをはじめ各種サービスをより使いやすく、皆さまのお役に立てるサービスにしていくことで、「ニッポンの元気な新しい働き方」をご提案できればと考えております。
ぜひこの機会にsMeetingをご体験ください。